บริหารองค์กรให้มีประสิทธิภาพ ในสถานการณ์ VUCA

VUCA ย่อมาจาก 4 คำ คือ V-Volatility ความผันผวน, U-Uncertainty ความไม่แน่นอน, C-Complexity ความซับซ้อน, A-Ambiguity ความคลุมเครือ ซึ่ง VUCA เป็นคำที่เราได้ยินบ่อยในปี 2020 เนื่องจากเป็นช่วงที่เราเผชิญหน้ากับการเปลี่ยนแปลงมากมาย โดยเฉพาะเชื้อไวรัส Covid-19 ที่ทำให้ชีวิตประจำวันเปลี่ยนไป, การนำแนวคิดใหม่ๆ ของ Generation ใหม่ รวมถึงการเข้ามาของเทคโนโลยีที่ทันสมัย ทำให้หลายธุรกิจต้องปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงที่ผันผวน ทำให้ผู้นำของหลายองค์กรต้องหาวิธีบริหารให้สอดคล้องกับปัจจุบัน วันนี้เราเลยมีข้อมูลดีๆ ที่ให้เหล่าผู้นำองค์กรบริหารให้ตรงตามหลัก VUCA เพื่อให้องค์กรเดินหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน

ปรับตัวให้เข้ากับ V-Volatility สภาวะการผันผวนอย่างรวดเร็ว

V-Volatility ความผันผวน คือการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วในโลกของธุรกิจและการทำงาน ถ้าองค์กรของคุณช้า คู่แข่งก็อาจจะแซงคุณไป หรือคุณตามองค์กรคู่แข่ง หรือองค์กรใหม่ๆ ไม่ทัน ซึ่งแนวทางในการแก้ไขปัญหามีดังนี้

- เตรียมองค์กรให้พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลง

การเตรียมตัวให้พร้อมถือเป็นเรื่องจำเป็น “พร้อมทุกสถานการณ์” “พร้อมทุกการเปลี่ยนแปลง” เพราะฉะนั้นทักษะที่ผู้ประกอบการหรือองค์กรต้องมีคือการปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว เข้าใจสถานการณ์ ลองวิธีใหม่ๆ ที่ทำให้การทำงานง่ายขึ้น ขั้นตอนเดิมที่ต้องใช้เวลานาน ก็อาจจะไม่ทันในยุค VUCA

- ให้พนักงานเรียนรู้และพัฒนาตัวเอง

เพราะโลกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ทักษะบางอย่างอาจไม่จำเป็นในอนาคต แนะนำให้บริษัทสร้าง Environment ที่ช่วยส่งเสริมและสนับสนุนให้พนักงานเกิดความอยากเรียนรู้ อยากพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ ยกตัวอย่างเช่น การจัดคอร์สเรียนหรือจัดอบรมความรู้ใหม่ๆให้กับพนักงานในทุกๆเดือนเพื่อช่วยให้เกิดสังคมแห่งการเรียนรู้ในบริษัท

U-Uncertainty ความไม่แน่นอนเป็นภัยต่อการทำธุรกิจ

U-Uncertainty ความไม่แน่นอน คือ การที่ผู้ประกอบการไม่สามารถประเมินสถานการณ์ หรือคาดเดาอนาคตที่จะเกิดขึ้นกับธุรกิจได้อันเนื่องมาจากสภาวะที่ไม่แน่นอนของสิ่งต่างๆ ดังนั้นผู้ประกอบการควรหมั่นวิเคราะห์ หมั่นตั้งคำถามกับธุรกิจ / องค์กรของคุณอยู่เสมอ เพราะคำถามที่ถูกแหลมคม มักจะนำมาซึ่งคำตอบที่ช่วยให้คุณหลุดพ้นจากสภาวะที่ไม่พึงประสงค์ได้อย่างง่ายดาย

- การใช้ข้อมูลในการขับเคลื่อนองค์กร

ในยุคที่เทคโนโลยีมีบทบาทมากในการทำงาน ทั้งการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน รวมถึงการตัดสินใจ อดีตการตัดสินใจโดยส่วนใหญ่จะมาจากความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ และ “gut feeling” แต่ปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ช่วยนำเสนอข้อมูลในมิติต่างๆ ซึ่งจะช่วยให้ตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น กระจายการตัดสินใจให้แต่ละแผนกที่รับผิดชอบได้มากขึ้น โดยเทคโนโลยีจะเริ่มต้นจากการ input ข้อมูลทุกกระบวนการทำงาน ต่อจากนั้น Big Data หรือ Smart Data จะช่วยรวบรวมข้อมูลทั้งหมดขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลของลูกค้า พฤติกรรมลูกค้า ความต้องการของลูกค้า แล้วระบบก็จะทำการวิเคราะห์ในหลากหลายมิติตามมุมมองที่คุณต้องการเห็น เพื่อที่คุณจะได้ตัดสินใจเลือกใช้กลยุทธ์อย่างถูกต้อง ในยุค VUCA เราควรใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ มากกว่าการใช้สัญชาตญาณ ความรู้สึก

โดยเครื่องมือสำหรับการรวบรวม Big Data สำหรับองค์กร ที่หลายบริษัททั่วโลกใช้กัน อย่าง Microsoft Dynamics 365 ที่จะช่วยเก็บข้อมูล ให้คุณสามารถวิเคราะห์ความต้องการ เพื่อตัดสินใจเดินหน้าไปช่องทางไหนท่ามกลางสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน ยิ่งถ้าคุณมีเครื่องมือดี ย่อมให้องค์กรคุณเข้าใกล้ความสำเร็จยิ่งขึ้น

C-Complexity ภาวะความซับซ้อนทำให้งานล่าช้า

C-Complexity สภาวะความซับซ้อน เกิดจากปัจจัยในองค์กรหลายๆอย่าง ยิ่งปัจจัยเยอะความซับซ้อนก็ยิ่งมากขึ้น อย่างเช่น เกิดสถานการณ์ที่ผู้นำจะต้องเลือก แต่กลับมีตัวเลือกให้เลือกเยอะ ก็ยิ่งสร้างความสับสน และใช้เวลาในการตัดสินใจมากขึ้น โดยแนวทางที่ผู้นำสามารถบริหารเพื่อลดความซับซ้อน มีดังนี้

-เริ่มตั้งคำถาม เพื่อหาวิธีที่ถูกต้อง

ถ้าองค์กรเกิดสถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น สิ่งแรกที่ต้องมีคือ สติและควบคุมสถานการณ์ และควรจัดระเบียบความคิด หรือเริ่มจากการตั้งคำถาม Why ว่าทำไมเราต้องเลือกตัวนี้ด้วย เป้าหมายของเราคืออะไร แต่ถ้าการตัดสินใจมีความซับซ้อนมากขึ้น ใช้เวลาในการตัดสินใจ ลองให้ทีมของคุณเข้ามาช่วยตัดสินใจ เพราะคุณอาจได้มุมมองใหม่ๆ ที่ต่างออกไป อีกทั้งยังได้บทสรุปตรงตามความต้องการขององค์กรมากที่สุดอีกด้วย

A-Ambiguity ภาวะคลุมเครือ ไม่ชัดเจน คาดเดาได้ยาก

A-Ambiguity ความไม่ชัดเจน ส่วนใหญ่มักจะเกิดขึ้นตอนที่ในองค์กรเข้าใจไม่ตรงกัน บางทีอาจได้รับข้อมูลไม่ครบถ้วน ทำให้ความเข้าใจคลาดเคลื่อน ซึ่งหน้าที่ของผู้นำที่ดีที่สุดคือ การสื่อสารให้ถูกต้อง เพราะการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้เกิดความชัดเจน ความคลุมเครือและเข้าใจผิดก็น้อยลง โดยผู้นำองค์กรปรับกระบวนการบริหารทีม เพื่อเพิ่มความชัดเจนได้ดังนี้

- สื่อสารให้ชัดเจน ช่วยให้เข้าใจง่าย

การสื่อสารที่ดีไม่จำเป็นต้องเป็นคนพูดเก่ง แต่ต้องฟังเก่ง รู้จังหวะในการพูด เข้าใจเนื้อหาดีพอ และสื่อสารให้ตรงประเด็น ก็จะช่วยให้ผู้ฟังจับใจความได้ดีขึ้น

นี่คือ 4 หลักในการบริหารองค์กรสำหรับผู้นำ ในช่วงสถานการณ์ VUCA ที่มีการผันผวนอย่างฉับพลัน ทั้งนี้หากคุณต้องการเสริมสมรรถนะขององค์กรคุณด้วยเครื่องมือ Microsoft Dynamics 365 ที่ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูล จัดเก็บ วิเคราะห์ข้อมูล รายงานผลทันใจ ให้คุณมั่นใจว่าคุณมี Big Data ให้วิเคราะห์ข้อมูล เพื่อประกอบการตัดสินใจ สามารถติดต่อกับ Bhatara Progress ได้ทันที.